Controlează-ți afacerea înțelegând cifrele ei.
Folosește o metodă rapidă și un soft specializat ca să maximizezi profitul, controlezi costurile și cash-flow-ul.
Știai că… există 5 cauze principale atunci când afacerile au probleme?
Conform unui studiu Forbes, 50% din afaceri se închid în primii 5 ani.
75% se închid în urmatorii 5.
Toate din cauza acelorași 5 motive:
- Nu există nevoia în piață sau nu o pot antreprenorii adresa.
- Nu au suficient capital.
- Politica de preț ineficientă.
- Echipa nepotrivită.
- Competiția.
Paradoxal, dar cumva toate au legătură cu cifrele afacerii tale!
- Dacă nu există nevoia în piață, vei cheltui mult mai mulți bani ca să găsești acei puțini clienți care totuși ar cumpăra de la tine, deci profit mai mic sau chiar pierdere.
- Dacă nu ai capital de lucru sau de investiții te blochezi cu plata salariilor, furnizorilor, ratelor dacă e cazul.
- Dacă ai prețurile prea mici, afacerea ta riscă să nu facă profitul dorit.
- Nu urmărești productivitatea oamenilor – nu ai predictibilitate. Nu poți da salarii motivante. Nu îi poți angaja pe cei mai buni!
- Competiția are mai mulți bani sau îi gestionează mai eficient – începi să pierzi clienții.
Și acestea sunt procentele pentru afacerile care oficial dau faliment.
Nimeni nu spune nimic de afacerile și antreprenorii care se chinuie de la o lună la alta cu salariile, ratele sau taxele.
Pe de altă parte atunci când o firmă începe să crească se va lovi inevitabil de astfel de probleme și ai vrea cumva să previi asta.
Ai și tu senzația că pur și simplu nu știi unde se duc banii în afacerea ta?
Atunci când pornim o afacere avem în cap cifrele pe care o să le facă ea.
Știm câți bani urmează să investim, cu ce prețuri vom vinde, ce costuri vom avea și mai ales cam când o să începem să ne recuperăm banii.
Pe măsură însă ce afacerea crește lucrurile se complică puțin – facem profit dar avem banii încep să se blocheze – la clienți, în marfă, în investiții, în mașini și utilaje sau chiar în sediu.
Angajăm oamenii nepotriviți și ne costă extra să-i înlocuim.
Apar costuri neprevăzute – reclamă, utilaje sau servicii la care nu ne gândisem inițial.
Uite care-i adevărul:
Majoritatea antreprenorilor urăsc contabilitatea.
Și pe bună dreptate – sunt obligați periodic să semneze niște hârtii pe care nu le înțeleg dar care le pot aduce amenzi substanțiale.
Paradoxal însă acolo sunt toate informațiile despre firma lor – dacă merge bine sau nu, dacă vor avea probleme în viitorul apropiat sau nu.
Până acum, îți puteai controla afacerea doar atunci când învățai foarte bine contabilitate și management financiar.
Însă tu ca antreprenor vrei de fapt doar rezultatul – vrei să-ți controlezi costurile, să-ți maximizezi profitul și să știi cum stai cu banii investiți deja.
Vestea bună este că poți începe invers – întâi obții rezultatele dorite și apoi dacă mai ai chef și timp înveți și contabilitate sau management financiar. Folosești un soft specializat care știe să traducă contabilitatea firmei tale în exact ceea ce ai tu nevoie.
E mult mai simplu să înveți să te uiți pe niște grafice și rapoarte și să faci acțiunile într-o anumită ordine, decât să înveți contabilitate.
Problema nu este că majoritatea afacerilor nu merg deloc.
Când o afacere nu merge deloc antreprenorul știe și o închide repede.
Problema este că antreprenorii nu stiu exact ce merge bine și ce merge rău sau foarte rău în afacerea lor.
Pentru că antreprenorii fac lucrurile în ordinea greșită.
Pornesc de la o idee și eventual își fac niste calcule.
Alocă timp, bani și angajează oameni. Investesc în utilaje, marketing și vânzări.
Încep operațiunile, ca apoi să vadă că de fapt lucrurile nu merg chiar cum își închipuiau ei.
Ajung să lucreze pe mai multe roluri in afacere și asta le ocupă mai tot timpul, nu neapărat cu folos.
De-abia când afacerea crește își permit să angajeze un analist sau un director financiar.
Doar că multe firme nu mai ajung acolo, pentru ca rămân mici mult prea mult timp.
Antreprenorul este tot timpul ocupat, deseori nu are bani pentru salarii sau taxe, nu controlează cheltuielile și cu atât mai puțin veniturile.
Afacerea când merge bine când nu.
Când are bani, când n-are.
Firmele mari nu pornesc niciun proiect nou fără un plan de investiție.
Ele știu exact câți bani vor investi, ce oameni sau utilaje au nevoie.
Știu când vor ajunge la break-even, știu exact ce profit vor face.
Doar că – în general – ele au un departament întreg care face și urmărește toate aceste lucruri.
Au un contabil, un analist și un director financiar.
Firmele mici și mijlocii însă nu au nevoie de tot acest departament.
Ar sta degeaba mare parte din timp.
Antreprenorii au nevoie doar de o metodă pentru a obține aceleași rezultate cu minim de efort.
Nu există pastile magice pentru afaceri de succes.
Există însă o metodă pe care dacă o aplici pas cu pas în afacerea ta obții rapid rezultate.
Ai putea petrece câteva săptămâni sau luni învățând contabilitate și apoi management financiar.
E ca atunci când înveți o limbă străină – e mult mai ușor să înveți să citești strictul necesar decât să scrii.
Tu nu ai nevoie să “scrii” contabilitate, asta face contabilul tău.
Tu ai nevoie să citești doar câteva “cuvinte” din contabilitate.
Și nici măcar asta – suntem în anul 2024 – există softuri care să facă asta.
Vestea bună e că nu vei mai face vreodată afaceri în alt mod.
Încă din 1994, odată cu prima participare la Olimpiada Națională de Informatică, am fost preocupat de eficiență și de cum punem calculatoarele să lucreze pentru noi.
Ulterior, am devenit antreprenor și exact asta am făcut prin toate softurile pe care le-am realizat pentru mine, clienții sau partenerii mei.
Eu sunt Adrian Zamfira, fondatorul Digitus.
Sunt poate printre puținii antreprenori care au avut “noroc” încă de la prima afacere.
Cu un an înainte să termin facultatea, direct din cămin, am făcut primul soft românesc de supraveghere video / cctv – într-o piață care a explodat odată cu ieftinirea camerelor video în China.
M-am asociat cu unul din cei 3 distribuitori mari de IT din acea perioadă, care s-a ocupat pentru mine de marketing, distribuție și retail și așa am reușit să vindem împreună peste 10.000 de sisteme în următorii 9 ani.
Ulterior – cu o singură excepție – în e-commerce – toate afacerile pe care le-am făcut au fost sub așteptări – studio de aplicații și jocuri pe mobil, monitorizare prețuri concurență, director de produse cu afiliere, mall online, soluții de vânzare B2B, soluții de mangement depozit, Voip, CRM, Sales Force Automation etc.
Pentru că prima mea afacere a mers de la sine am crezut că am flerul de a le face și pe următoarele.
Lucru care s-a dovedit a fi total fals.
Toate celelalte afaceri au eșuat pentru că nu aveam un plan clar de dezvoltare.
Îmi venea o idee, alocam timp și bani și o lansam.
Nu reușeam să vindem satisfăcător, o abandonam și treceam la următoarea.
Excepția a fost platforma de eCommerce unde am lucrat îndeaproape cu peste 200 de magazine online inclusiv ca și consultant de business.
A avut ceva succes – peste 2.5 milioane de comenzi au trecut până în prezent prin această platformă.
Pe de altă parte însă, în cei 21 de ani de e-commerce, multe din restul magazinelor online cu care am lucrat s-au închis. Dar cele rămase sunt acum de succes pe segmentul lor de piață – librărie, florărie, auto, suplimente naturale, jucării etc.
Ce a făcut diferența între cele care s-au închis și cele care au avut succes?
Antreprenorii au urmărit îndeaproape cifrele afacerii.
Au avut perseverența de a face asta în mod constant.
Așa am identificat pașii pentru a replica ce au făcut ei bine în afacerile lor și mi-am dat seama că se poate aplica în orice alt domeniu, cu foarte mici ajustări.
Mi-am dat seama că pot face un soft care să facă asta. Pot pune calculatoarele să ne facă treaba, fără să fie nevoie să învățam noi, ca antreprenori, contabilitate și finanțe.
Așa a rezultat metoda Digitus – în 6 pași.
În mod tradițional, antreprenorul trebuie să învețe cursuri plictisitoare de contabilitate și management financiar pentru a ajunge la aceleași rezultate.
Trebuie să învețe câteva luni pentru ca mai apoi să aplice maxim 10% din tot ce a învățat.
De ce nu ar învăța zilnic sau săptămânal câte o singură noțiune pe care să o pună în practică în firma lui?
De ce să aștepți să termini un curs de câteva luni până să vezi primele rezultate?!
Hai să vezi cum învățând doar strictul necesar afacerii tale, obții rezultate încă din prima oră.
Pasul 1: Ceri datele contabile si verifici că sunt introduse “corect”
Legal – contabilitatea se poate face în foarte multe feluri și fiecare contabil o face așa cum consideră el. De cele mai multe ori însa, deși ca antreprenor ai deja toate datele la îndemână, ele nu sunt aranjate astfel încât tu să te uiți ușor pe ele.
De exemplu – pentru a controla costurile – tu ca antreprenor ar trebui să ai le deja direct împărțite într-o cu totul altă structură decât cea contabilă. La fel pentru a urmări și optimiza intrările și ieșirile de bani – cash-flow-ul.
Dar cum faci asta fără să știi contabilitate?
Pai de-aia am făcut și vei folosi un soft care te ajută să vezi cât de predictibilă și stabilă e afacerea ta.
Dacă ți-aș explica în câteva minute la ce să te uiți, ți s-ar părea complicat graficul de mai jos?
Pasul 2: Modelezi datele așa cum ai tu nevoie.
Pentru a vedea starea afacerii tale – profitabilitatea, stabilitatea și predictibilitatea ai nevoie ca datele introduse să fie foarte clar definite.
Cum spuneam – datele există – însă fiecare contabil le introduce așa cum știe el mai bine.
Prin urmare, după ce afli cum exact vei urmări ceea ce te interesează, ai următoarele variante la dispoziție:
- Poți face “du-te vino” cu contabilul, dar tot trebuie să înveți ce să-i ceri. Aaa, și nu poți face asta cu datele din trecut, după ce ai depus deja declaratiile lunare.
- Poți ajusta tu într-un Excel cu riscul să îți consume între 4 și 12 ore, lună de lună – din experiența celor cu care am lucrat deja.
- Poți face drag&drop cu datele contabile într-un instrument făcut special cu acest scop și apoi în maxim 30 de minute să rezolvi situațiile apărute sau cele din trecut și identificate ulterior.
Pasul 3: Înțelegi și folosești raportul numit P&L.
Toți știm ecuația simplificată a profitului:
Și știm deja că există mai multe tipuri de cheltuieli și venituri.
Ei bine există și o ecuație ceva mai complexă a profitului ce include indicatorii premergători și “key-drivers”.
Indicatorii premergători te vor ajuta să înțelegi unde ai probleme de profitabilitate – la adaos, la regie, la impozite, la cheltuielile ramase agățate din trecut, la cheltuielile deduse pe firmă etc.
Știind toate astea iei mult mai ușor deciziile potrivite pentru afacerea ta.
Vei putea estima mult mai ușor veniturile și costurile viitoare atunci când știi exact toți acești indicatori premergători.
Pasul 4: Înțelegi diferența dintre Profit și Cash flow.
Paradoxal o afacere nu are probleme atunci când nu face profit.
Ea poate merge în pierdere suficient de mult timp.
Afacerea începe să aibă probleme doar atunci când nu mai are banii să își plătească furnizorii, creditele, angajații sau chiar asociații.
În foarte puține ocazii firmele dau faliment subit.
De cele mai multe ori falimentul se poate vedea cu 6-10 luni înainte, existând chiar și un indicator care este un foarte bun predictor.
Trecutul îl poți doar analiza, însă viitorul ai nevoie să-l planifici!
Pasul 5: Faci rapid și ușor previziuni (“forecast”).
Firmele mari lucrează cu bugete. Poate ai auzit și tu de BVC – bugetul de venituri și cheltuieli.
Acesta are în principal rolul de a limita costurile pentru fiecare departament în parte.
Antreprenorii nu au nevoie sa limiteze costurile – ei au nevoie să controleze costurile.
Ei nu au nevoie de bugete – ei au nevoie să facă și să urmărească un alt tip de structură numită – “Smart rolling forecasts” – “Scenarii inteligente actualizate continuu”.
Pentru că afacerile mici și mijlocii cresc într-o piață dinamică – foarte curând – bugetul făcut nu se mai potrivește cu realitatea și trebuie rectificat.
Iar asta durează și costă.
Acesta este și motivul pentru care majoritatea antreprenorilor în timp renunță să mai facă bugete, dacă cumva au făcut vreodată, și implicit renunță și la urmărirea îndeaproape a afacerii lor.
“Smart rolling forecast” – pornesc de la ideea că – orice predicție ai face la început va fi greșită!
Așa că – de ce nu ai face două astfel de scenarii?
Atunci când ai dubii, și vei avea cu siguranță, pui una din valori în scenariul pesimist și cealaltă în scenariul optimist.
Apoi doar urmărești grafic, vizual, dacă principalii indicatori sunt între optimist și pesimist sau au ieșit din interval. Așa vezi rapid atât oportunitățile cât și situațiile ce îți pot afecta afacerea.
Așa afli primul când se întâmplă ceva și iei masuri din timp.
Ai vrea totuși să fii și mai exact?
Cum ar fi dacă ai face și proiecțiile de venituri în funcție de modelului de afacere?!
O sală de fitness are cu totul alt model de business decât un magazin online sau un hotel.
6. Ajustezi totul lună de lună.
Știu că până acum părea complicat să faci asta – doar că acum este mult mai simplu – te uiți la câteva cifre, modelezi ce a apărut nou, vezi dacă cifrele sunt între cele doua smart rolling forecasts și iei decizii punctual doar acolo unde e nevoie.
Rectifici sau re-eșalonezi.
Îți conduci firma în funcție de indicatorii care nu sunt în parametrii așteptați.
Uită de urgențe și de stins incendii – care apropo – erau și predictibile.
Pui focusul pe ce contează cu adevărat în afacerea ta.
Dacă vrei să fii precaut faci scenarii de criză – așa vei știi orientativ cu ce rezerve să te pregătești.
Când ai nevoie faci și scenarii de dezvoltare – extindere pe alte piețe, creșterea echipei, investiția în tehnologii, sediu sau utilaje noi.
Dacă ai mai multe firme analizezi și planifici pe tot grupul.
Dacă firma e suficient de mare faci totul pe centre de profit.
Vezi totul unitar.
Nu vei mai face vreodată afaceri în alt mod.
Pornești cu dreptul și simulezi înainte de a demara.
Știi care vor fi punctele slabe, știi unde e nevoie să găsești soluții, afli din timp cât te-ar costa și pentru ce lucrezi.
Așadar, cei 6 pași sunt:
- Ceri datele contabile si verifici că sunt introduse “corect”
- Modelezi datele așa cum ai tu nevoie.
- Înțelegi și folosești raportul numit P&L.
- Înțelegi diferența dintre Profit și Cash flow.
- Faci rapid și ușor previziuni de tipul “smart rolling forecasts”.
- Ajustezi totul lună de lună.
Controlează-ți afacerea înțelegând cifrele ei!
Poți face toate astea studiind singur.
Poți angaja un analist sau un director financiar cu riscul să fie nevoie să lucreze doar câteva ore pe lună și să plătești un salariu întreg.
Până la urmă – orice ai face – tot trebuie să înveți cum circulă banii la tine în firmă.
Sarcina ta ca antreprenor este să crești profitabilitatea și cash-flow-ul și să crești o afacere sustenabilă economic.
De ce nu ai vrea să înveți o metodă rapidă pentru a face toate astea?!
Poți strânge într-un Excel toate datele firmei ca mai apoi să vezi ca ai prea multe date ca să mai poți lua vreo decizie.
Ar fi mult mai ușor să ai oricând disponibil un instrument unde să poți să-ți privești oricand afacerea – întâi din avion – profitabilitatea, soldurile sau cash flow-ul operațional – și mai apoi în detaliu până la ultima factură emisă sau încasată.
Este pentru tine dacă și tu:
- Muncești de dimineața până seara și ai senzația că nu ai făcut nimic.
- Faci profit pe hârtie dar nu-l vezi în bancă.
- Ai senzația că banii se scurg din afacerea ta.
- Se întâmplă adesea să nu ai banii pentru plata facturilor, salariilor sau ratelor.
- Ai vrea să investești în afacere dar nu ai siguranța că vei putea plăti ratele.
- Ai vrea mai mult timp cu familia ta.
- Ai vrea mai mulți clienți sau clienți mai profitabili.
- Angajați mai eficienți.
- Ai vrea să vezi din timp când ceva nu merge conform planului.
Uite ce se va întâmpla atunci când vei aplica această metodă:
- Vei controla costurile afacerii tale.
- Vei avea un sistem de predicție pentru venituri.
- Vei crește profitul.
- Vei știi din timp dacă și când ai putea rămâne fără bani în firmă.
- Vei învăța să analizezi datele din P&L.
- Vei învăța să-ți faci bugete și scenarii – de dezvoltare, de criză, etc.
- Vei avea timp liber pentru că vei știi pe ce e nevoie să te concentrezi tu ca antreprenor.
Folosește o metodă inovatoare ca să urmărești activitatea și planurile de viitor.
Întrebări frecvente:
Eu am o afacere mai specială. Se aplică această metodă?
Am testat-o cu firme din cele mai variate domenii – distribuție, construcții, servicii, producție, HoReCa, eCommerce etc.
Deși fiecare firmă e unică în felul ei metoda rămâne aceeași pentru toate.
Eu am deja totul în Excel.
Riscul atunci când aduni datele și lucrezi direct în Excel este să nu ai claritate în acele date.
Sunt foarte multe date în același loc și fără un sistem clar de a le vizualiza e dificil să faci ceva cu ele, așa cum poate ai observat și tu deja.
Eu sunt foarte ocupat, nu am timp de așa ceva.
Înțeleg asta. Mie personal însă îmi place să caut permanent metode ca să-mi eliberez timpul.
Tu, cum ai putea să îți eliberezi timp dacă nu rezolvi de la rădăcină problemele care te țin ocupat?
Ai mai fi ocupat dacă afacerea ta ar merge așa cum te aștepți?
Am deja un director sau analist financiar!
Atunci poate ar putea îmbina ceea ce face el cu ceea ce facem noi diferit prin această metodă pentru a-ți da cele mai bune rezultate.
Dar tot cred că e nevoie să știi și tu în mare ce îți dorești de la cifrele afacerii tale.