fbpx

Controlează-ți afacerea înțelegând cifrele ei.

Folosește o metodă rapidă ca să urmărești
activitatea și planurile de viitor.

Controlezi costurile, maximizezi profitul și cash-flow-ul
folosind un software specializat.

Controlezi costurile, maximizezi profitul și cash-flow-ul folosind un software specializat.

Știai că… există 5 cauze principale pentru falimentul afacerilor?

Conform unui studiu Forbes, 50% din afaceri dau faliment in primii 5 ani și 75% în urmatorii 5, din cauza acelorasi 5 motive:

  1. Nu există nevoia în piață sau nu o poți adresa.
  2. Nu au suficient capital.
  3. Politica de preț ineficientă.
  4. Echipa nepotrivită.
  5. Competiția.

Paradoxal, dar cumva toate au legătură cu cifrele afacerii tale!

  • Dacă nu există nevoia în piață, vei cheltui mult mai mulți bani pe marketing, deci profit mai mic sau chiar pierdere.
  • Dacă nu ai capital de lucru sau de investiții te blochezi cu plățile.
  • Dacă ai prețurile prea mici, afacerea ta riscă să nu mai facă profitul dorit.
  • Nu urmărești productivitatea oamenilor – nu ai predictibilitate. Nu poți da salarii motivante. Nu îi poți angaja pe cei mai buni!
  • Competiția are mai mulți bani sau îi gestionează mai eficient – începi să pierzi clienții.

Și acestea sunt procentele pentru afacerile care dau oficial faliment.

Nimeni nu spune nimic de afacerile și antreprenorii care se chinuie de la o lună la alta cu salariile, creditele sau taxele.

Ai și tu senzația că banii pur și simplu se scurg din afacerea ta?

Atunci când pornim o afacere avem în cap cifrele pe care o să le facă ea.

Știm câți bani urmează să investim, cu ce prețuri vom vinde, ce costuri vom avea și mai ales cam când o să începem să ne recuperăm banii.

Pe măsură însă ce afacerea crește lucrurile se complică puțin – facem profit dar avem banii blocați – în investiții, la clienți, în marfă, în sediu sau în alte utilaje.

Angajăm oamenii nepotriviți și ne costă extra să-i înlocuim.

Apar costuri neprevăzute – reclamă, utilaje sau servicii la care nu ne gândisem inițial.

Uite care-i adevărul:

Până acum, îți puteai controla afacerea doar atunci când învățai foarte bine contabilitate și management financiar.

Cu toate acestea, tu ca antreprenor, pe lângă astea, mai ai de învățat și multe alte lucruri – management, resurse umane, marketing, vânzări, negociere…

Vestea bună este că am reușit să facem un sistem care traduce contabilitatea în ceea ce are de fapt nevoie un antreprenor – controlul costurilor, predictibilitatea veniturilor, maximizarea profitului și gestionarea eficientă a cash-ului.

E mult mai simplu să înveți să te uiți pe niște grafice și rapoarte și să faci acțiunile într-o anumită ordine, decât să înveți contabilitate.

Problema nu este că majoritatea afacerilor nu merg deloc.

Când o afacere nu merge deloc antreprenorul știe și o închide repede.

Problema este că antreprenorii nu stiu exact ce merge bine și ce merge rău sau foarte rău în afacerea lor.

Pentru că antreprenorii fac lucrurile în ordinea greșită.

Pornesc de la o idee și eventual își fac niste calcule.
Alocă timp, bani și angajează oameni. Investesc în utilaje, marketing și vânzări.
Încep operațiunile, ca apoi să vadă că de fapt lucrurile nu merg chiar cum își închipuiau ei.
Ajung să lucreze pe mai multe roluri in afacere și asta le ocupă mai tot timpul, nu neapărat cu folos.

De-abia când afacerea crește își permit să angajeze un analist sau un director financiar. 

Doar că multe firme nu mai ajung acolo, pentru ca rămân mici mult prea mult timp.
Antreprenorul este tot timpul ocupat, deseori nu are bani pentru salarii sau taxe, nu controlează cheltuielile și cu atât mai puțin veniturile.
Afacerea când merge bine când nu.
Când are bani, când n-are.

Firmele mari nu pornesc niciun proiect nou fără un plan de investiție.

Ele știu exact câți bani vor investi, ce oameni sau utilaje au nevoie.
Știu când vor ajunge la break-even, știu exact ce profit vor face.
Doar că – în general – ele au un departament întreg care face și urmărește toate aceste lucruri.
Au un contabil, un analist și un director financiar.

Firmele mici și mijlocii însă nu au nevoie de tot acest departament.
Ar sta degeaba mare parte din timp.

Antreprenorii au nevoie doar de o metodă pentru a obține aceleași rezultate cu minim de efort.

Nu există pastile magice pentru afaceri de succes.

Există însă o metodă pe care dacă o aplici pas cu pas în afacerea ta obții rapid rezultate.

Ai putea petrece câteva săptămâni sau luni învățând contabilitate și apoi management financiar.

E ca atunci când înveți o limbă străină – e mult mai ușor să înveți să citești strictul necesar decât să scrii.
Tu nu ai nevoie să “scrii” contabilitate, asta face contabilul tău.
Tu ai nevoie să citești doar câteva “cuvinte” din contabilitate.

Și nici măcar asta – suntem în anul 2024 – s-au inventat softuri care ți traducă contabilitatea. Ai doar nevoie să înveți în ce ordine să te uiți la cifrele firmei tale ca să nu pară copleșitor. 

Vestea bună e că nu vei mai face vreodată afaceri în alt mod.

Adrian Zamfira

Fondator, Digitus.ro

Încă din 1994, odată cu pregătirea și mai apoi premiile de la olimpiada națională de informatică, am fost preocupat de eficiență și de cum punem calculatoarele să lucreze pentru noi.

Interesant este că majoritatea afacerilor au deja strânse toate datele de care avem nevoie ca să luăm decizii.
Se cheamă contabilitate.
Însă sunt atât de multe încât e greu să ne uităm pe ele fără să avem un sistem foarte clar.

Eu sunt Adrian Zamfira, fondatorul Digitus.
Sunt poate printre puținii antreprenori care au avut “noroc” încă de la prima afacere.

Cu un an înainte să termin facultatea, direct din cămin, am făcut primul soft românesc de supraveghere video / cctv – într-o piață incipientă.

M-am asociat cu unul din cei 3 distribuitori mari de IT din acea perioadă, care s-a ocupat pentru mine de marketing, distribuție și retail și așa am reușit să vindem împreună peste 10.000 de licențe în următorii 9 ani.

Cu o singură excepție – în e-commerce –  toate afacerile pe care le-am făcut ulterior au fost sub așteptări – studio de aplicații și jocuri pe mobil, monitorizare prețuri concurență, director web de produse de afiliere, mall online, soluții de vânzare B2B, de mangement depozit, CRM, sales force automation etc.

Pentru că prima mea afacere a mers de la sine am crezut că am flerul de a le face și pe următoarele.
Lucru care s-a dovedit a fi total fals.

Toate celelalte afaceri au eșuat pentru că nu aveam un plan clar de dezvoltare.
Îmi venea o idee, alocam timp și bani și o lansam.
Nu reușeam să vindem satisfăcător, o abandonam și treceam la următoarea.

Excepția a fost platforma de eCommerce unde am lucrat îndeaproape cu peste 200 de magazine online inclusiv ca și consultant de business.
3 milioane de comenzi au trecut până în prezent prin această platformă.
Multe din aceste magazine online s-au închis în cei 21 ani, însă cele rămase sunt acum de succes pe segmentul lor de piață – librărie, florărie, auto, suplimente naturale, jucării etc.

Ce a făcut diferența între cele care s-au închis și cele care au avut succes?
Antreprenorii au urmărit îndeaproape cifrele afacerii.

Au avut un sistem de a face asta în mod constant și cu perseverență.

Așa am identificat pașii pentru a replica ce au făcut ei bine în afacerile lor și mi-am dat seama se poate aplica în orice alt domeniu, cu foarte mici ajustări.

Așa a rezultat următoarea metodă în 6 pași.

În mod tradițional, antreprenorul trebuie să învețe cursuri plictisitoare de contabilitate și management financiar pentru a ajunge la aceleași rezultate.

Trebuie să învețe câteva luni pentru ca mai apoi să aplice maxim 10% din tot ce a învățat.

De ce nu ar învăța zilnic sau săptămânal câte o singură noțiune pe care să o pună în practică în firma lui?
De ce să aștepți să termini un curs de câteva luni până să vezi primele rezultate?!

Hai să vezi cum învățând doar strictul necesar afacerii tale, obții rezultate încă din prima oră.

Pasul 1: Ceri datele contabile si verifici că sunt introduse “corect”

Legal – contabilitatea se poate face în foarte multe feluri și fiecare contabil o face așa cum consideră el.

De cele mai multe ori, din grabă sau pentru că așa a fost învățat, el face acest lucru pentru ca statul să își colecteze corect taxele și nu neapărat pentru tine – antreprenorul care vrea să își optimizeze profitul și cash-flow-ul.

Pentru a controla costurile – tu ca antreprenor ar trebui să ai le deja direct împărțite pe cel puțin următoarele categorii – costuri directe*, costuri administrative, salarii, reclamă, taxe și costuri ocazionale**.

Poți vedea dintr-o privire dacă ele sunt corect introduse atunci când faci un grafic cum e cel de mai jos.

Ele nu sunt corect introduse atunci când au variații bruște de la o lună la alta, fără o explicație clară, sau atunci când au valoarea zero (de exemplu – de obicei costurile directe sunt zero pentru ca rareori contabilitatea le evidențiază separat de restul).

Dacă sunt corect introduse atunci vezi foarte clar: ce adaos ai avut,vezi dacă ai avut costuri neprevăzute (ocazionale), vezi dacă și cât ai avut profit.

Vezi predictibilitatea afacerii tale.

* costurile directe te ajută să calculezi cât trebuie să vinzi în fiecare lună ca să menții profitabilitatea dorită.
costurile directe sunt acele costuri asociate vânzării – vinzi – ai costul, nu vinzi – nu ai costul. de ex marfa, zilierii, subcontractorii…
** costurile ocazionale sunt singurele care pot avea variații bruște și totuși să ai o afacere predictibilă.

Pasul 2: Modelezi datele contabile.

Pentru a vedea starea afacerii – profitabilitatea și predictibilitatea ei ai nevoie ca măcar aceste costuri de mai sus să fie foarte clar definite.

Ai următoarele variante la dispozitie:

  1. Poți face “du-te vino” cu contabilul pe fiecare cheltuială în parte cu riscul să îți crească sensibil factura.
  2. Poți ajusta tu într-un Excel cu riscul să îți consumi timpul, lună de lună.
  3. Sau, cum spuneam, suntem în 2024 – poți folosi un soft.
    Faci drag&drop la datele contabile și în maxim 2 minute ai deja generat graficul.
    Dacă vezi probleme în maxim 30 de minute le rezolvi. Inclusiv cele din trecut – ceea ce poate fi dificil dacă alegi variantele de mai sus.

Poți face asta și cu veniturile.

Pasul 3: Înțelegi și folosești raportul numit P&L.

Toți știm ecuația simplificată a profitului:

Și știm deja că există mai multe tipuri de cheltuieli.

Ei bine există și o ecuație ceva mai complexă a profitului ce include indicatorii premergători.

Indicatorii premergători – Marja Brută, EBITDA, Profitul operațional – te vor ajuta să înțelegi unde ai probleme de profitabilitate – la adaos, la regie, la impozite, la cheltuielile ramase agățate din trecut sau la cheltuielile deduse pe firmă?!
Știind toate astea iei mult mai ușor deciziile potrivite pentru afacerea ta.

Vei putea estima mult mai ușor veniturile și costurile viitoare atunci când știi exact ce marjă ai avut sau ce optimizări fiscale ai făcut.

Dacă cumva ai o afacere mai complexă atunci faci reîncadrarea definind Centrele de profit.

Ar trebui să-ți rezulte un raport apropiat de cel de mai jos:

Pasul 4: Înțelegi diferența dintre Profit și Cash flow.

Paradoxal o afacere nu dă faliment atunci când nu face profit.
Ea poate merge în pierdere suficient de mult timp.

Afacerea începe să aibă probleme doar atunci când nu mai are banii să își plătească furnizorii, creditele sau angajații.

Dacă aduni veniturile încasate în acea lună, indiferent de când au fost ele facturate, avansurile de la clienți, diferența de tva și scazi salariile, cheltuielile plătite, indiferent când a fost emisa factura, avansurile achitate furnizorilor și eventualele achiziții de marfă noua – obții într-un mod simplist cashflow-ul operațional.

Acesta îți permite să vezi cum stai cu cash-flow-ul pentru o anumită perioadă.

În foarte puține ocazii firmele dau faliment subit.
De cele mai multe ori falimentul se poate vedea cu 6-10 luni înainte, acest cash flow operațional fiind un bun predictor.

Dacă ai face un grafic cu toate acestea ai vrea ca cash-flowul operațional cumulat să fie pozitiv.

O altă variantă, mai simplistă, ar fi să analizezi profitul și cele 3 solduri – soldul de încasări clienți, soldul de plăți furnizor și inventarul.

Tot rapid poți verifica și stabilitatea afacerii – dacă de exemplu banii din casă și bancă acoperă datoriile la furnizori sau e nevoie să mai vinzi din inventar sau să încasezi ceva de la clienții restanți.

Și apoi dacă toate acestea acoperă datoriile firmei – spre acționari, bănci, etc.

Și uite așa, din 3 grafice nu foarte complexe vezi în câteva minute ce riscuri există pentru afacerea ta.

Vezi dacă activitatea e predictibilă.

Vezi dacă afacerea e sustenabilă economic – adică are banii necesari plăților, indiferent că acestea sunt salarii, taxe, impozite, credite sau împrumuturi asociați.

Și dacă tot ai ajuns aici deja e mult mai simplu să înveți să citești și raportul de Cash flow, cu cele 3 secțiuni.

Trecutul îl poți doar analiza, însă viitorul ai nevoie să-l planifici!

Dr. Edward de Bono, creatorul conceptului Lateral Thinking

Pasul 5: Faci rapid și ușor previziuni (“forecast”).

Firmele mari lucrează cu bugete. În special cu B.V.C. – bugetul de venituri și cheltuieli.
Acesta are rolul de a limita costurile pentru fiecare departament în parte.

Antreprenorii au nevoie însă să controleze costurile, nu să le limiteze.
Ei au nevoie să facă și să urmărească un alt tip de structură numită –  “Smart rolling forecasts” – “Scenarii inteligente actualizate continuu”.

Pentru că afacerile mici si mijlocii cresc într-o piață dinamică – foarte curând – bugetul nu se mai potrivește cu realitatea. El trebuie rectificat. Și asta durează și costă.
Acesta este și motivul pentru care majoritatea antreprenorilor în timp renunță să mai facă bugete, dacă cumva au făcut vreodată.

“Smart rolling forecasts” – pornesc de la ideea că – orice predicție ai face la început va fi greșită!

Așa că de ce nu ai face un buget cu eroarea maximă – adică să pui zero peste tot?

Apoi ai face un exercitiu de teleportare în trecut.
Pui cifrele ca și când activitatea nu s-ar fi întâmplat încă.
Atunci când vei reveni în prezent deja vezi în câteva minute cât de bine îți cunoști firma.
Vezi ce merge cum te așteptai și ce nu.
Totul fără să mai treacă 3-6 luni, așa cum se procedează cu bugetele în prezent și să pierzi bani.

Sau știi ce – de ce nu ai face două scenarii?
Atunci când ai dubii, și vei avea cu siguranță, pui una din valori în scenariul pesimist și cealaltă în scenariul optimist.

Urmărești grafic, vizual, dacă principalii indicatori sunt între optimist și pesimist sau au ieșit din interval. Vezi oportunitățile sau problemele ce te pot afecta pe termen mediu. Vezi astfel de grafice pentru toți indicatorii firmei tale – afli primul când se întâmplă ceva și iei masuri din timp.

Dacă vrei totuși să fii și mai exact – cum ar fi dacă ai face și proiecțiile de venituri în funcție de modelului de afacere?!
O sală de fitness are cu totul alt model de business decât un magazin online sau un hotel.

Ulterior ai putea atașa și predicțiile de cash flow și uite așa, cele două scenarii, rectificate sau reeșalonate periodic îți vor ghida mult mai ușor deciziile din firmă.

Apare ceva neprevăzut – vezi instant și iei măsuri. Apeși pedala de accelerație când
vezi o oportunitate.

Găsești soluții creative, tehnologizezi, automatizezi ca să devii iar profitabil.
Probabil mult înaintea concurenței.

6. Ajustezi totul lună de lună.

Doar că acum este mult mai simplu – te uiți la câteva cifre, modelezi ce a apărut nou, vezi dacă cifrele sunt între cele doua smart rolling forecasts și iei decizii punctual doar acolo unde e nevoie.
Rectifici sau re-eșalonezi.

Îți conduci firma în funcție de indicatorii care nu sunt în parametrii așteptați.

Pui focusul pe ce contează cu adevărat în afacerea ta. Nu mai stingi incendii zi de zi.

Dacă e ceva grav faci scenarii de criză.
Sau le poți face pur și simplu doar ca să le ai pregătite pentru când vă apărea un eveniment neprevăzut.
Vei știi orientativ cu ce rezerve să te pregătești.

Când ai nevoie faci și scenarii de dezvoltare – extindere pe alte piețe, creșterea echipei, investiția în tehnologii, sediu sau utilaje noi.

Când lucrurile merg bine treci la chestiunile avansate – indicatori de “money left on the table”, conversia resurselor, lichiditate, solvabilitate sau micro centre de profit.

Dacă ai mai multe firme analizezi și planifici pe tot grupul.

Dacă firma e suficient de mare faci totul pe centre de profit.

Vezi totul unitar.

Nu vei mai face vreodată afaceri în alt mod.

Pornești cu dreptul și simulezi înainte de a demara.

Știi care vor fi punctele slabe, știi unde e nevoie să găsești soluții, afli din timp cât te-ar costa și pentru ce lucrezi.

Așadar, cei 6 pași sunt:

  1. Ceri datele contabile si verifici că sunt introduse “corect”
  2. Modelezi datele contabile.
  3. Înțelegi și folosești raportul numit P&L.
  4. Înțelegi diferența dintre Profit și Cash flow.
  5. Faci rapid și ușor previziuni  – “forecast”.
  6. Ajustezi totul lună de lună.

    Controlează-ți afacerea înțelegând cifrele ei!

    Poți face toate astea studiind singur sau angajând un analist sau director financiar.

    Până la urmă – orice ai face – tot trebuie să înveți cum circulă banii la tine în firmă.

    Sarcina antreprenorului este să crească profitabilitatea și cash-flow-ul și să crească o afacere sustenabilă economic.

    De ce nu ai vrea să înveți metoda rapidă pentru a face toate astea?!

    Poți strânge într-un Excel toate datele firmei ca mai apoi să fie prea multe ca să mai poți lua vreo decizie sau poți începe să-ți privești afacerea de sus în jos – întăi câteva tipuri de cheltuieli, apoi profitul, apoi structura veniturilor, apoi cash flow-ul operațional, apoi soldurile și tot așa.

    Tot acolo ajungi doar că mult mai repede și la obiect.

    Este pentru tine metoda aceasta?

    Hai să vedem!

    Metoda Digitus este pentru antreprenorii care doresc să aibă controlul afacerii.

    Adică doresc să își crească profitul și cash flow-ul, dar încă se luptă cu faptul că deși au toate datele la îndemână este complicat să ia decizii în baza lor.

    Este pentru tine dacă și tu:

    • Muncești de dimineața până seara și ai senzația că nu ai făcut nimic.
    • Faci profit pe hârtie dar nu-l vezi în bancă.
    • Ai senzația că banii se scurg din afacerea ta.
    • Se întâmplă adesea să nu ai banii pentru plata facturilor, salariilor sau ratelor.
    • Ai vrea să investești în afacere dar nu ai siguranța că vei putea plăti ratele.
    • Ai vrea mai mult timp cu familia ta.
    • Ai vrea mai mulți clienți sau clienți mai profitabili.
    • Angajați mai eficienți.
    • Ai vrea să vezi din timp când ceva nu merge conform planului.

    Uite ce se va întâmpla atunci când vei aplica această metodă:

    1. Vei controla costurile afacerii tale.
    2. Vei avea un sistem de predicție pentru venituri.
    3. Vei crește profitul.
    4. Nu vei mai rămâne fără bani în firmă.
    5. Vei învăța să analizezi datele din P&L.
    6. Vei învăța să-ți faci bugetul și scenariile de dezvoltare.
    7. Vei avea timp liber pentru că vei știi pe ce e nevoie să te concentrezi tu ca antreprenor.

    Folosește o metodă inovatoare ca să urmărești activitatea și planurile de viitor.

    Întrebări frecvente:

    Eu am o afacere mai specială. Se aplică această metodă?

    Am testat-o cu firme din cele mai variate domenii – distribuție, construcții, servicii, producție, HoReCa, eCommerce etc.

    Deși fiecare firmă e unică în felul ei metoda rămâne aceeași pentru toate.

    Eu am deja totul în Excel.

    Riscul atunci când aduni datele și lucrezi direct în Excel este să nu ai claritate în acele date.

    Sunt foarte multe date în același loc și fără un sistem clar de a le vizualiza e dificil să faci ceva cu ele, așa cum poate ai observat și tu deja.

    Eu sunt foarte ocupat, nu am timp de așa ceva.

    Înțeleg asta. Mie personal însă îmi place să caut permanent metode ca să-mi eliberez timpul.

    Tu, cum ai putea să îți eliberezi timp dacă nu rezolvi de la rădăcină problemele care te țin ocupat?

    Ai mai fi ocupat dacă afacerea ta ar merge așa cum te aștepți?

    Am deja un director sau analist financiar!

    Atunci poate ar putea îmbina ceea ce face el cu ceea ce facem noi diferit prin această metodă pentru a-ți da cele mai bune rezultate.
    Dar tot cred că e nevoie să știi și tu în mare ce îți dorești de la cifrele afacerii.

    Hai să lucrăm împreună la afacerea ta!