Software de planificare financiară
pentru antreprenori și CFA / CFO
Ce înseamnă planificare financiară cu Digitus?
Unele dintre cele mai grele decizii pe care trebuie să le iei ca antreprenor sunt legate de destinația banilor din afacerea ta:
– dacă să faci o investiție.
– când să angajezi oamenii.
– ce cheltuieli îți vei permite și ce nu.
Majoritatea antreprenorilor pornesc afacerile având în cap un obiectiv și un plan inițial pentru a ajunge la el. Ulterior însă lucrurile se complică și planul devine dificil de urmărit. Deciziile ar fi ușor de luat atunci atunci când știi pe lângă obiectiv și planul care te ajută să ajungi acolo.
Ai avea siguranța că iei deciziile potrivite. Ai știi cu precizie când îți vei recupera timpul și banii investiți. Când vei putea rambursa creditele, dacă e cazul.
Ai angaja colegi noi mai usor atunci când știi pentru ce plătești noile salarii. Când știi cum iți vor crește veniturile sau productivitatea firmei.
Pe de altă parte – ca și planul inițial – orice plan ai face expira fix în momentul în care spui că l-ai terminat. Lucrezi câteva zile sau săptămâni la el și când să-l pui în aplicare – au apărut variabile noi și ți-l dau peste cap.
Prin metoda clasică trebuie să o iei de la capăt.
Poate ăsta este motivul principal pentru care puțini antreprenori își fac planuri de viitor.
Dar cum ar fi dacă planificarea nu se termină niciodată?
Dacă ai face și ulterior ai rectifica planul în câteva minute pe săptămână sau pe lună, atunci când ceva pare că nu e ok?
Orice deviere de la plan este o oportunitate de a lua decizii mult mai rapid.
Decizii pe care poate altfel le-ai fi văzut prea tărziu. Decizii pe care concurența ta poate nu le vede încă și ai avea un avantaj.
Orice cheltuială neprevăzută sau venit neîncasat te ajută să faci planul din ce în ce mai exact. Să iei decizii din ce în ce mai bune in drumul spre obiectivul tău!
Un plan bun îți aduce predictibilitate în afacere și încrederea furnizorilor și a angajaților că îi vei plati la timp.
Încrederea clienților astfel încât să revină și eventual să te și recomande.
Cum altfel ai putea afla ce e în neregulă cu afacerea ta, în lipsa unui plan realist?
Mulți antreprenori amână sau iau greu decizii pentru că nu au siguranța că au luat decizia potrivită. Rareori o firmă dă faliment dintr-o singură decizie greșită. De cele mai multe ori asta se întâmplă atunci când o greșeală nu este corectată în timp util.
Majoritatea antreprenorilor iau decizii și află efectul lor când poate e prea tărziu. Când poate au rămas fară banii necesari afacerii și e nevoie să se împrumute. Când au cheltuit banii alocați.
Majoritatea antreprenorilor intră în afaceri în care nu trebuiau să intre. Afacerile erau fie prea mici ca să merite, fie prea mari ca să le poată susține. 50% din afacerile din lume dau faliment în primii 5 ani și acestea sunt primele două motive. Următoarele două țin tot de lipsa unui plan financiar – cf. studiu Forbes.
Un plan financiar permanent urmărit și adaptat este cheia firmelor care reușesc să crească sustenabil, adică să aibă profit și în permanență banii necesari dezvoltării.
Antreprenorii să simtă că au controlul firmei lor și își pot atinge obiectivele. Dacă cumva se întâmplă ceva neprevăzut văd imediat și reacționeaza rapid.
Digitus inovează modul cum îți controlezi banii firmei, cum faci și îți actualizezi planurile astfel încât să-ți atingi obiectivele.
Cu Digitus îți faci scenarii de lucru.
Un scenariu este un buget de venituri și cheltuieli combinat cu o predicție de cashflow.
Îți poți face scenariul optimist, scenariul pesimist sau îți poți pregăti scenariile de criză, doar să le aplici dacă cumva va fi cazul.
Pentru a putea urmări scenariile modelezi datele contabile. Dai la o parte cheltuielile nerelevante, definești costurile directe, împarți sau muți cheltuielile.
Profitul este rezultatul scăderii cheltuielilor din venituri. Problema de care se lovesc cei mai mulți antreprenori este că și veniturile sunt un rezultat. Funcție de tipologia afacerii avem mai multe variante de previzionare a veniturilor astfel încât să ai un control mult mai precis al acestui “rezultat”. Să afli că ceva nu merge bine până vine rezultatul final și s-au cheltuit banii de publicitate.
Finanțele firmei sub lupă
Poți folosi un Excel pentru planificarea financiară însă va fi costisitor să-l compari periodic cu datele reale ale firmei tale.
Poate acesta este motivul principal pentru care foarte puține firme fac aceste proiecții financiare.
Al doilea motiv este că de cele mai multe ori datele contabile sunt pe calculatorul contabilului și deși legal și corect introduse nu te ajută să vezi ce e în neregulă cu firma ta.
Când te-ai uitat ultima data pe o balanță?
Ce decizii ai putut lua?!
Ai văzut acolo profitabilitatea pe centre de profit? Dar funnel-ul de vânzare?
Cu Digitus modelezi informațiile așa cum crezi tu de cuviință și apoi vezi grafic diferențele și problemele apărute.
Compari planificarea cu realizările și investighezi până la nivel de factură sau de furnizor.
Dacă e cazul setezi alerte pentru principalii indicatori urmăriți.
Corectezi direct datele încadrate greșit fară intervenția contabilului, chiar dacă softul de contabiliate nu se afla la tine în firmă.
Definești scenarii – optimist, pesimist – și urmărești evoluția firmei față de ele.
Poți folosi Digitus în modul grafic, simplificat, pentru antreprenori sau în modul tabelar, detaliat, pentru directori sau consultanți financiari.
Indiferent de metoda aleasă – poți da click și detalia până la nivel de furnizor sau document contabil.
Este pentru firma mea?
Dacă obiectivul tău a fost atins și ai deja o firmă profitabilă într-o piață relativ stabilă, atunci probabil că nu ai nevoie de planificare financiară.
Dacă însă vrei să-ți setezi un nou obiectiv de creștere atunci doar planificând ai șanse să elimini bătaia de cap inerentă, chiar dacă poate până acum ai reușit și fară. Probabil ai observat și tu că ceea ce mergea odată nu prea mai merge. Că modul cum facem afaceri e în schimbare permanentă. Oarecum normal aș crede.
Dacă te regăsești într-unul din scenariile de mai jos atunci cu siguranță Digitus te-ar ajuta:
1. Îți este greu să iei decizii din teama de a nu pierde banii tăi sau ai altora.
2. Nu știi când e momentul propice să angajezi oameni noi.
3. Firma a crescut prea repede și ți se pare că ai pierdut controlul ei sau că deși faci profit nu ai bani să plătești furnizorii.
4. Cheltui/investești rapid toți banii din firmă și te regăsești des în situația de a fi sunat de furnizori să le plătești.
5. Stai cu banii în cont “pentru zile negre” deși nu prea ai avut nevoie de ei. În loc să-i investești în altceva.
6. Îți doresti să deschizi o afacere nouă sau o linie nouă de business care să nu-ți destabilizeze activitatea curentă.
7. Nu știi cât stoc de marfă ar fi optim sau cu ce preț să vinzi ca să nu ai probleme în viitor.
8. Ai vrea – fie să ieși din firmă, fie să accepți un asociat nou sau bani de la un investitor.
9. Ai un XLS în care urmărești în mare veniturile și cheltuielile; și eventual încasările și plățile planificate dar asta îți consumă ceva timp.
Digitus te va ajuta să ai o direcție clară de dezvoltare a firmei pe termen mediu și lung.
Vei lua decizii în baza cifrelor și a planului de dezvoltare.
Vei știi ce rezultate vei avea cu afacerea ta în perioada următoare și ce resurse ai nevoie să investești.
Ce breakeven ai și de ce rezerve ai avea nevoie pentru scenariile improbabile.
Știi ce avantaj (ROI) îți vor aduce resursele investite și dacă merită să intri în proiect.
Vezi contribuția fiecărui centru de profit și optimizezi alocarea banilor și a oamenilor.
Crești profitabilitatea și eficiența afacerii.
În condiții adverse ai rapid un plan de reorganizare.
Simulezi efectul in bani al deciziilor luate.
Scutești timp cu pregătirea datelor și luarea deciziilor pentru că ai toate informațiile într-un singur loc.
Ai o metodă inovatoare prin care poți urmării interesele firmei pe termen mediu și lung.
Orice afacere are nevoie de minim 3 lucruri:
un contabil, un sistem de facturare și unul de planificare financiară.
Cum funcționează?
Corectezi
- Încarci datele contabile.
- Reîncadrezi cheltuielile.
- Împarți pe centre de profit.
- Verifici că e corect.
Observi
- Analizezi cele 3 grafice – profitabilitatea, cashflow-ul operațional și situația soldurilor.
- Urmărești datele curente față de scenariile definite deja.
Bugetezi
- Definești minim 2 scenarii de dezvolare.
- Verifici că sunt realiste.
- Bugetezi câteva luni din trecut ca să vezi cât de bine îți cunoști firma.
Actualizezi
- Aduci la zi prin reeșalonare sau prin rectificare.
- Iei decizii în baza datelor diferite de planul inițial.
- Repeți de la pct 1.
Dacă vrei să vezi un demo pentru firma ta
ne poti contacta prin e-mail la adresa 📧contact@digitus.ro,
prin WhatsApp (click aici), prin apel la numarul de telefon ☎ 0726 711 644 (click aici) sau
prin formularul de contact de mai jos.
Dacă ești antreprenor:
Urmărești grafic evoluția firmei tale.
Analizezi cele 3 grafice care iți arata situația profitului, banilor și activelor.
Vezi verde – ai făcut profit. Nu vezi verde – dai click și vezi ce-ți acoperă profitul
Compari realizările cu scenariile optimist și pesimist.
Vezi de care din ele te apropii mai mult și încotro tinde să meargă firma.
Afli dinainte de a porni o afacere noua de câți bani ai nevoie.
Înainte să deschizi o afacerea nouă simulezi veniturile și cheltuielile, introduci termenele de plată și încasare și afli de câți bani ai nevoie pentru ea.
Setezi și primești alerte.
Setezi alerte pe orice indicator dorești – casa și banca, sold client, sold furnizor.
Dacă ești consultant financiar:
Analizezi P&L și Cashflow operațional.
Vizualizezi rapoartele P&L, Cashflow operațional, investițional și financiar plus Bilanț simplificat.
Compari cu alte perioade.
Investighezi în lei,euro sau altă valută.
Lunar, trimestrial sau anual.
Modelezi datele fară intervenția contabilului.
Ai deja introduse datele din majoritatea softurilor de contabilitate și ERP-urilor din Romania.
Redefinești încadrarea cheltuielilor sau a veniturilor.
Separi owner’s expenses.
Definești cheltuielile directe și calculezi marja brută.
Inclusiv separat pe centre de profit.
Scutești timp cu prelucrarea datelor.
Digitus preia din contabiliate datele, le organizează și tu vezi doar rezultatul. Dacă ceva nu pare ok detaliezi până la nivel de factură sau notă contabilă și corectezi.
Dacă ești investitor:
Vezi "real-time" într-un singur dashboard cum evoluează firmele tale.
Vezi consolidat la nivel de grup sau individual datele financiare ale firmelor unde esti actionar.
Investighezi până la nivel de factură operațiunile făcute.
Stabilești planul de dezvoltare cu managerul firmei și te asiguri că e urmărit întocmai.
Stabilești cheltuielile operaționale cu managerul fiecărei firme în parte. Estimezi veniturile printr-una din cele 7 metode puse la dispoziție.
Simulezi cashflow-ul, inclusiv cel operațional, și intri oricând să te uiți dacă totul e în parametrii așteptați.
Îți setezi alerte ca să nu pierzi ceva.
Iei decizii când apare problema nu după.
Întrebări frecvente:
Cât costă?
Digitus este un Software As A Service pentru Business Intelligence / B.I.
Asta înseamnă că în loc să plătești câteva mii de euro pentru un soft echivalent vei plati un abonament lunar funcție de numărul de firme, de volumul datelor și de nivelul de asistență de care ai nevoie.
Pachetul mediu preferat de cele mai multe firme este de 120 euro/lună doar pentru instrument. Dacă ai nevoie de asistență prețurile încep de la 180 euro/lună dacă ai nevoie de un specialist care să te ajute doar cu bugetarea și 350 euro/lună pentru o ședință cu un Virtual CFO cu experiență (atenție – avem un număr limitat de ore).
Pentru consultanții financiari și firmele de contabilitate avem reduceri substanțiale de volum.
Dacă ai nevoie doar de instrumentul de analiză te rog să ne contactezi. Dacă reprezinți o firmă de contabilitate poți folosi Digitus ca să trimiți rapoarte financiare automat clienților tăi sau să le dai acces real-time la datele contabile dacă softul de contabilitate este desktop (de exemplu Saga).
Dacă ai contabilitatea externalizata poți vedea “real-time” rapoartele financiare fară să fie nevoie sa îți suni de fiecare dată contabilul.
Care e diferența față de SmartBill sau Saga?
Poate cea mai frecventă întrebare pe care am primit-o.
SmartBill este un soft de facturare și gestiune. Mai nou este și un soft de contabilitate, dar în cloud, spre deosebire de Saga.
Digitus este un instrument de tip BI. Preia datele din softul de contabilitate, deci implicit din Saga și SmartBill Conta.
Generează rapoarte manageriale mult mai ușor de înțeles și ajută la previzionarea datelor viitoare ale firmei.
Softul meu de contabilitate e desktop (Saga) si e pe calculatorul contabilului!
Poți folosi Digitus și pentru vizualizarea datelor din Saga în cloud.
Nu mai aștepți până când contabilul tău închide luna pentru a lua decizii. Vezi zi de zi elementele nou apărute.
Avem un modul special prin care poți trimite “real-time” datele spre contabilul care folosește Saga sau alt soft desktop și apoi să vezi rezultatele online. Vezi aici mai multe detalii.
BI sau BVC?
Cu Digitus poți introduce vizual, ca în Excel, bugetul de venituri și cheltuieli – BVC. În baza bugetului poți simula variația cashflow-ului.
Pentru ca să îl poți compara ușor cu ceea ce ai realizat și să îl poți aduce la zi ai nevoie să analizezi datele contabile ale firmei și să le poți modela așa cum ai nevoie. Ocazie cu care vei vedea și o suită de alți indicatori de performanță, KPI, care să te ajute în evaluarea eficientei afacerii tale.
Poți face bugete fară o analiză în prealabil însă e mult mai simplu ca întăi să încadrezi corect datele și apoi să le analizezi și bugetezi.
Am și în softul de contabilitate rapoarte!
De acord. Însă de cele mai multe ori ai nevoie să știi contabilitate că să le poți înțelege.
Pe de altă parte deși legal și corect introduse datele contabile nu te ajută să întocmești rapoarte de actualitate. Ai putea avea cheltuieli nerelevante afacerii / “owner’s expenses” sau cheltuieli istorice, care nu mai au legătură cu activitatea curentă. Ai putea avea ajustări externe contabilității cum ar fi timpul asociaților care lucrează efectiv – și care vor fi înlocuiți cândva de un angajat. Nu vei putea angaja ușor acel om dacă nu știi că ai de unde să-l plătești.
De cele mai multe ori softurile de contabilitate nu au un format de P&L customizabil unde să vezi ușor predictibilitatea afacerii tale sau indicatori de performanță specifici.
De cele mai multe ori nu ai cheltuielile deja împărțite pe centre de profit.
Contabilitatea prezintă trecutul afacerii, planificarea financiară prezintă viitorul ei iar Digitus este liantul dintre cele două.
În contabilitate nu poți previziona veniturile. Digitus iți pune la dispoziție 7 metode pentru a face cât mai exact acest lucru.
Nu am încă o afacerea, doresc să fac una!
Probabil știi deja că există o mare diferență între profitul și banii firmei. Cu Digitus poți simula pe lângă profitul afacerii și ce termen de plată să negociezi cu furnizorii și clienții astfel încât pe măsură ce firma ta va creste să știi în permanență din timp de câți bani vei avea nevoie.
Probabil că știi deja în mare ce adaos vei avea, la ce cheltuieli operaționale te aștepți și cât ai putea vinde. Punând toate aceste date într-un scenariu vei urmări încă din prima lună că nu ți-a scăpat ceva. Și cum de cele mai multe ori planul de afaceri este deja expirat din momentul în care l-ai terminat vei putea să-l adaptezi ușor și să iei mai ușor deciziile necesare.
O afacere care pornește cu dreptul are pe lângă contabil și un plan financiar de dezvoltare care să-i dea direcția pe termen mediu și lung. În lipsa unei direcții riscul este ca ea să nu se ridice la nivelul așteptărilor inițiale ale antreprenorului.
Am mai multe firme și linii de venit.
Poți analiza consolidat, individual, grupat doar anumite firme.
Putem defini oricâte linii de venit și calcula marja brută pe fiecare individual sau la comun.
Firma mea este atipică!
Cât timp contabilitatea ținută respectă standardele internaționale modelul folosit de Digitus, fiind 100% customizabil, se poate adapta.
Valabil și dacă ai sucursale în alte țări. Vei putea analiza totul consolidat la nivel de grup.
Cum simulezi de câți bani ai nevoie pentru o afacere nouă?
În filmul de la sfârșitul articolului am exemplificat pentru un magazin online cum simulezi o afacere nouă.Pentru claritate explic mai jos premisele de la care am pornit și care sunt foarte sumar explicate în primele 2 minute de film deci iți recomand să le parcurgi...
Cum a aparut metoda Digitus?
În e-commerce totul e măsurabil. Efectele deciziilor se văd de la o ora la alta. În orice alt domeniu efectul unei decizii se vede chiar și după 55 zile. Sau odată pe an când se uită antreprenorul la bilanț. Dacă se uită... După 18 ani de activitate în e-commerce m-am...