fbpx

Smart rolling forecasts, un buget mai evoluat?!

Ce este un buget?

Un buget este o proiecție a veniturilor și cheltuielilor pe anul fiscal dorit, făcut cu scopul de a avea o estimare a profitabilitatii companiei.

De obicei bugetul se face pe un an fiscal, este destul de detaliat, nu suferă decât foarte rar modificări și servește de cele mai multe ori pentru alocarea resurselor.

La elaborarea bugetului participă toată echipa managerială ce își va și asuma ulterior cifrele puse acolo (și posibil își va și negocia salariul și bonusul în funcție de acele cifre).

Astfel, orice modificare de buget, numita rectificare bugetară, necesită iar timp, întrunirea echipei manageriale și negocieri cu privire la noul target.

Acum – imaginează-ți ce au simțit toți cei care au lucrat zile întregi la bugete pentru anul 2020 atunci când, în martie, odată cu apariția pandemiei, s-au schimbat radical condițiile de lucru.

Oamenii nu mai puteau veni la lucru; toată fabrica intra în carantină; furnizorii nu mai puteau livra la timp; importurile nu se mai făceau…

Bugetarea a devenit la fel de predictibilă ca și vremea… pentru mai mult de 7 zile e pe bază de ghicit.

Bine – nu în fiecare an se întâmplă câte o pandemie… doar că 2 ani mai tărziu s-au blocat importurile din Rusia… și tot așa.
Înainte a fost criza imobiliară.
Acum este a energiei…

Într-o piață dinamică și competitivă, așa cum sunt majoritatea piețelor în acest moment, de cele mai multe ori, la câteva luni după elaborare, bugetul făcut oricum nu mai corespunde cu realitatea. 

Și asta de cele mai multe ori doar crează presiune pe echipă – să obțină aceleași rezultate desi condițiile intiale s-au schimbat. Pentru că se dorește ca echipa să compenseze, de obicei prin muncă, ceva ce s-a întâmplat în piață – apariția unui concurent, schimbarea tehnologiilor, criza energetică, etc. 

Moment în care de cele mai multe ori bugetul devine ignorat. 

Sau devine ceva aspirational – “ar fi fain dacă s-ar întâmplă că acolo” – pentru că oricum nu mai ajută concret în luarea deciziilor de zi cu zi.

În plus – de cele mai multe ori bugetul conține doar estimarea veniturilor și a cheltuielilor și nu conține și predicția de cash flow – adică în ce moment firma ar putea să rămână fară bani sau câți bani va face ea efectiv și când îi va avea și disponibili pentru investiții, plata creditelor sau a acționarilor prin dividende.


Astfel a apărut necesitatea unor sisteme mai bune de luare a deciziilor decât bugetul de venituri și cheltuieli.

Așa a apărut noțiunea de rolling forecast, care să compenseze toate aceste neajunsuri.

Să poți ajusta rapid, să poți lua decizii ușor și mai ales să poți oricând extrage un snapshot – adică acel buget actualizat în baza căruia se alocă resursele și se dau bonusurile.

Totul în acord cu evoluția pieței și fară presiune suplimentară pe angajați.

În Digitus.ro – acest lucru se numește – Scenariu – scenariu de dezvoltare, scenariu de criză, scenariu optimist, pesimist, break-even, target, de investiții, de angajări etc. 

În limbaj tehnic un scenariu corespunde unui rolling forecast.

Citește până la sfârșit și o să afli și care e diferența dintre un rolling forecast și  smart rolling forecasts.

Un scenariu conține atât un buget de venituri și cheltuieli cât și o predicție de cash flow atașată bugetului. 

Un rolling forecast nu conține în detaliu toate elementele din buget ci doar key drivers – cele ce influențează cu adevărat mersul firmei și unde se pot lua acțiuni punctuale.

De exemplu profitul nu este un key driver ci este un rezultat. 

Cheltuielile pot fi key driver pentru că poți decide să cumperi mai ieftin sau mai scump, în rate sau în leasing, acum sau mai tărziu.

Însă pe de altă parte cheltuielile mărunte nu sunt key driver pentru că oricât le-ai optimiza rezultatul nu va fi spectaculos. Deci o structură stufoasă a cheltuielilor așa cum s-ar regăsi în buget nu servește antreprenorului, momentan. Poate oricând detalia și optimiza ulterior.

 

Veniturile sunt iar un rezultat, deci nu sunt un key driver. 

Nu poți obliga clienții să cumpere… dar îi poți influența și ajuta să cumpere mai ușor. 

Poți vedea câți oameni au auzit de firma ta, câți au fost interesați, câți au cerut o ofertă, câți au început să negocieze ofertele și tot așa.

Aceștia sunt key drivers pentru că îi poți influența. 

Dacă prea puțini au auzit de tine, investești mai mult în reclamă. 

Dacă prea puțini cer oferta atunci încerci să o faci reclamă mai targetata. 

Dacă mulți cer oferta dar nu cumpără vezi de unde ajung să cumpere și ce are concurența diferit – alte prețuri, altă tehnologie, alt proces de convingere?!

Într-un buget – de cele mai multe ori se estimează veniturile în funcție de ce s-a întâmplat în anii trecuți cu o variație plus-minus.

Ca să poți lucra mai eficient în afacerea ta noi am inclus și un modul de estimare a veniturilor pornind de la tipologia afacerii.

Dacă ai o afacere de servicii sau un magazin online atunci poți porni estimarea și analiza de la costul de achiziție client, comanda medie, adaosul mărfii și mai apoi rata de revenire și cost reconversie. 

Dacă ai o afacere de tip sală de fitness, software as a service, sau servicii bazate pe abonament – churn rate, tipuri de abonamente, costuri de mentenanță a infrastructurii.

Pentru Horeca discutăm de nopți cazare, note restaurant sau note bar, adaos produse finite, etc. 

Dacă discutăm de o afacere ce se bazează pe proiecte atunci poți avea un timeline al proiectului și estima în funcție de asta. Dacă se întâmplă ceva, modifici timeline-ul și astfel ajustezi rapid scenariul dorit.

Atunci când o afacere este mică e ușor să monitorizezi mai mulți parametrii – productivitatea oamenilor, a utilajelor, încărcarea lor, etc. Și poți și ușor măsura.

Când însă afacerea crește toți acești parametrii îți vor produce “paralizie de excel”. Adică îi ai măsurați, îi știi, dar nu poți lua nicio decizie în baza lor. Pentru că sunt prea mulți și de cele mai multe ori interdependenți – crești unul, scade altul și tot așa – diferența în rezultatul final este neglijabilă.

Păi și atunci cum faci?

Foarte simplu – schimbi abordarea.

De la calcule și măsurători bottom-up la unii top-down. 

Huh??

Concret în loc să te uiți pe 100 de parametrii ai afacerii te uiți la un singur parametru:

Câți bani face afacerea ta pentru tine?
Cât a făcut în plus față de cât ai investit?

Dar, cum spuneam mai sus, și acesta este un rezultat.

Însă este un rezultat pe care îl poți urmări cu ajutorul scenariilor de care spuneam mai sus.

Poți estima câți bani face afacerea ta (cash flow) doar după ce ai o estimare cât mai corectă a veniturilor și cheltuielilor (adică a profitului).

Majoritatea firmelor au doar 3 indicatori majori care transformă bugetul într-o predicție de cash flow. Urmărești bugetul și acești 3 indicatori – știi la nivel macro unde nu merge conform așteptărilor.
Împarți afacerea în centre de profit și faci mai departe scenarii pe aceste centre sau cumulat, pe grupe de centre. 

Problema însă atunci când elaborezi un astfel de scenariu pe care ulterior să-l compari cu realizatul este că la multe din variabile nu vei știi cu exactitate ce anume să pui. 

Să pui mai mult?
Să pui mai puțin?

Nu ar fi mai simplu să ai două astfel de scenarii? 

Unul optimist și unul pesimist?!
Într-unul pui o valoare și în al doilea cealalta valoare.

Și după ce le definești să faci și scenarii de criză:
– scad vânzările la 50%
– schimbul 1 intră în carantină
– 90% lucrează de acasă
– cresc vânzările cu 30% și e nevoie să mai angajez, să iau utilaje sau să lucrăm în schimburi
etc…

 

O astfel de structură se cheamă “smart rolling forecasts” și modul cum am implementat-o în Digitus te ajută să iei mai ușor decizii.

Pentru că cei mai mulți key drivers din aceste scenarii sunt, la nivel macro, între limitele dorite (optimist-pesimist).
Vei avea de lucru doar la cei care au ieșit din limite.
Sau dacă totul merge bine poți alege să optimizezi pe rând doar câte un key-driver și să măsori efectele și apoi să le actualizezi pe termen lung ca să vezi ce profit și câți bani vei face efectiv în viitorul apropiat.

Ai putea face toate astea în Excel.  Problema principală cu rolling forecast este că de cele mai multe ori adună foarte multe date, nu toate din contabilitate. 

Deși legal și corect introduse în vederea plații taxelor și impozitelor, nu toate datele contabile sunt relevante pentru ceea ce urmărești tu ca proprietar al afacerii.

Ai nevoie de un modul de ajustări care să le pună în forma dorită de tine.

Mai mult – unele date vin și din alte surse – CRM, PPC, eCommerce, ERP/producție, distribuție etc – și este dificil de programat și mai ales de urmărit. 

Am pregătit și pus la dispoziție un modul care poate să facă toate aceste corecții separat de contabilitate. În contabilitate rămân așa cum au fost introduse însă în calculul scenariilor ele pot fi reîncadrate, separate, grupate, mutate în afara bugetului, defalcate etc.

Pentru că un buget poți face și doar cu pixul pe hârtie, atunci când faci smart rolling forecasts ai nevoie de calculatoare și aplicații care să adune date din mai multe sisteme, să le modeleze, să le previzioneze și poate că acesta este motivul pentru care smart rolling forecasts nu sunt chiar atât de cunoscute, până acum…