Există diverse modalități prin care un antreprenor poate evalua performanța firmei sale, însă majoritatea acestor modalități pornesc de la datele contabile.
Deși aceste date sunt importante, mulți antreprenori nu sunt familiarizați cu citirea lor.
Totuși, ar fi ideal ca antreprenorii să nu fie nevoiți să învețe cum să citească datele contabile.
Aceștia au deja multe responsabilități, cum ar fi învățarea marketingului, managementului, resurselor umane și vânzărilor, alături de gestionarea activității zilnice a firmei lor.
În plus, datele contabile introduse așa cum sunt nu oferă suficiente informații antreprenorului pentru a lua decizii importante.
Aceste date trebuie prelucrate pentru a putea fi interpretate corect. De exemplu, cheltuielile trebuie împărțite pe categorii, iar cheltuielile ocazionale, compensațiile antreprenorului și costurile directe trebuie separate.
De asemenea, trebuie identificați clienții care întâmpină dificultăți în a plăti sau marfa care nu mai este vandabilă.
Prelucrând datele contabile în acest mod, antreprenorul poate obține o perspectivă mai clară asupra performanței firmei sale în trecut.
Cu toate acestea, aceste date nu oferă informații cu privire la performanța viitoare a firmei.
În cazul apariției unor probleme sau situații neprevăzute, antreprenorul trebuie să ia măsuri pentru a preveni repetarea lor în viitor.
Aceast lucru poate fi destul de dificil, mai ales pe măsură ce firma crește și situațiile devin din ce în ce mai complexe.
Prin urmare, pentru a putea urmări cu ușurință un plan de creștere, un antreprenor are nevoie de două scenarii: unul optimist și unul pesimist.
Planificarea în acest fel poate ajuta antreprenorul să ia decizii informate și să își conducă firma către succes.
Un scenariu arată cam așa și conține, în acest caz, principalii 3 indicatori de profitabilitate – cifra de afaceri, marja brută și profitul net real (! care poate fi diferit de cel contabil).
După cum se vede de exemplu aici cifra de afaceri este mult peste previziunile optimiste însă cu toate acestea marja și profitul se apropie de pesimist.
Asta înseamnă că am vândut mai mult, ceea ce e bine. Însă fie am dat discounturi, fie au apărut cheltuieli neprevăzute/nebugetate.
Investigăm mai departe vizual, în restul indicatorilor și vedem că într-adevăr au crescut costurile cu serviciile prestate – posibil să se fi scumpit costul curieratului.
Mai vedem si ca a crescut bugetul de publicitate – posibil să fi apărut un concurent sau să liciteze și altcineva pe audiența noastră (sau pur și simplu nu am setat bine campaniile sau agenția nu și-a mai făcut treaba).
Și mai vedem că salariile au depășit pragul maxim ceea ce poate înseamnă că fie am dat bonusuri care nu se justificau, fie poate ne-a plecat un om și am avut costuri suplimentare de angajare sau de training pe care nu le bugetasem.
În fiecare din aceste cazuri putem găsi soluții.
De exemplu: renegociem sau scumpim transportul sau produsele vândute, limităm sau eficientizăm reclama, stabilim un buget periodic ce să acopere rotația personalului.
Putem analiza și profitabilitatea pe centre de profit – care ar putea fi departamentele, proiectele sau orice altceva.
Apropo împărțirea pe centre de profit se poate face direct în Digitus dacă nu le aveți deja în contabilitate așa.
Acoperim inclusiv zona de cash flow operațional tot la nivel grafic – zona cu roșu în sus (valoare pozitivă) este cash flow operațional pozitiv – adică firma produce cash.
Graficul cu verde ne arată că îl și păstrează – adică la sfârșitul lunii avem mai mult cash decât la începutul ei.
Un alt grafic interesant ce rezultă din contabilitate este cel în care vedem dacă casa și banca (culoare roșie) acoperă soldul la furnizori (nu – după cum se vede – deci nu avem bani suficienți să plătim furnizorii). Însă casa și banca (roșu) cumulat cu inventarul (maro) acoperă furnizorii. Și probabil dacă dăm click și scoatem din schemă inventarul atunci rezultă că banca+clienții acoperă furnizorii, deci putem fi ok dacă clienții ne plătesc la timp.
Cam așa ajută Digitus un antreprenor.
Pe de o parte să vadă grafic contabilitatea, însă mai important decât asta, să știe cât profit și câți bani îi va face afacerea în perioada următoare.