În e-commerce totul e măsurabil. Efectele deciziilor se văd de la o ora la alta.
În orice alt domeniu efectul unei decizii se vede chiar și după 55 zile. Sau odată pe an când se uită antreprenorul la bilanț. Dacă se uită…
După 18 ani de activitate în e-commerce m-am gândit – Oare firmele din orice domeniu nu ar putea lua decizii mult mai rapid? Ar putea oare să măsoare măcar săptămânal, dacă nu chiar zilnic, efectul deciziilor lor?
Salut!
Eu sunt Adrian Zamfira (linkedin).
În anul 2003 m-am hotarat sa fac magazine online, inițial pentru o firma la început de drum, ce avea să devină cel mai mare retailer de it&c cativa ani mai tarziu.
Ulterior 2007 am replicat modelul pentru diverse magazine online, de fapt pentru diverse alte firme, multe ajungând în top 3 pe segmentul lor – cărți, flori, suplimente, cauciucuri, naturiste, jucării, etc.
După 18 ani de activitate în zona eComerț și văzând cum au evoluat lucrurile de la zero pâna la a putea măsura și controla tot ce ține de un business de ecomerce m-am gândit – Oare de ce nu se poate face acest lucru si cu orice firmă, din orice alt domeniu?
Si atunci – mi-am dat seama ca poate deși inițial nu existau toolurile pentru a face astfel de analize, între timp tehnologia a progresat suficient de mult astfel incat acum sa fie imperios necesar sa iti conduci firma după cifre. Să nu te mai afecteze o criză financiară, sa poti sa cresti sustenabil și planificat, să știi unde ai probleme si in esență sa fie o aplicație care să iti arate privirea de ansamblu asupra businessului tău și să te ghideze zi de zi in a-l conduce.
Nu mai suntem acum 20 de ani când, pur și simplu dacă făceai o firmă câștigai bani, pentru că era o piață în creștere și doar dacă apăreai in piata cu produse sau servicii se intampla sa faci bani.
Acum sunt probabil destul de multe firme concurente cu a ta și ai nevoie de o unealta care să te ajute să iti conduci firma.
Pe de altă parte vestea mai puțin bună este că majoritatea firmelor mici și mijlocii din Romania au fost infiintate mai devreme de 10 ani, deci nu au prins ultima criză financiara. Ceea ce înseamnă că următoarea criză (later edit: intre timp a venit criza Covid, articolul fiind scris inainte) s-ar putea să fie fatală pentru majoritatea din ele si atunci m-am gândit dacă nu pot folosi toate experiența mea de 18 ani din domeniul eCommerce la a face același lucru și pentru firmele mici și mijlocii.
De ce doar firmele mici mijlocii?
Pentru că cele mari își permit să plătească un director financiar competent. Din prisma organizarii ele au o structură de așa natură încât niciun ban nu intră sau iese, nici o investiție și nici o cheltuială, fără aprobarea acelui director financiar, fără un buget foarte clar stabilit și urmărit. In acest mod ele sunt mai putin supuse norocului și fluctuațiilor pieței și, mai mult, pot să reacționeze mult mai rapid în situații excepționale sau în situații neprevăzute.
Pe de alta parte firmele mici mai au încă un mare dezavantaj – chiar dacă au un sistem contabil prin care evidentiaza si raportează datele financiare statului, presupunând că antreprenorul a invatat sa se uite pe ele, au o întârziere de pana la 55 de zile de la luarea unei decizii – de exemplu de a investi într-o anumita masina de productie si până la a vedea ce impact are acea investitie. Mai mult – este dificil sa previzioneze ce se va întâmple in continuare cu acea masinarie si daca ea functioneaza la capacitate maxima sau nu. Sau cand nu va mai face fata capacitatii necesare.
Cel mai bun exemplu aici este atunci când de exemplu apare oportunitatea investitiei intr-un sediu nou. Firma ta e in crestere, sunteți 30 de persoane și tu investesti intr-un sediu nou pentru 70 de persoane, pentru care iei un credit pentru urmatorii 10 ani. Dar, cand incepi sa faci previziuni – rezultă că in 2 ani o sa fiti deja 150 de persoane si nu veti mai avea loc in sediul pe care urmeaza sa-l mai platesti 8 ani, desi nu il poti folosi. Si va fi nevoie sa te muti din nou, cu toate costurile suplimentare de rigoare. Bineinteles ca poti inchiria sediul sau il poti vinde insa ar fi bine sa stii asta cu cat mai mult timp inainte.
Un alt studiu de caz este legat de faptul că există anumite schimbări în organizarea unei firme între momentul când sunt câțiva angajați si firma creste foarte mult. Există ceea ce se cheamă o gaură de profit. Si anume – pana la un anumit punct firma face profit din ce in ce mai mic, desi creste, pana ajunge pe pierdere. Apoi urmeaza o perioada de pierdere si retehnologizare si reorganizare a personalului pana reuseste sa revina si sa faca iar profit.
Este o perioada foarte importanta pentru ca dacă nu ești atent sa iesi foarte repede din această zonă dai faliment.
Si din nefericire nici macar nu este o chestiune românească – este o chestiune globală foarte studiata în alte țări și este principala cauză pentru care dau faliment firmele care aparent o duc bine.
Un alt indicator este ca in momentul in care o firma creste, antreprenorul care initial se ocupa de validat ideea (mvp) si ulterior start-up – de crearea unei echipe si facut profit cu ea, are nevoie sa-si schimbe total rolul cand firma se duce in zona de scale-up – extins gama de produse si luat cota de piata. Acesta este unul din motivele pentru care cele mai multe firme raman la nivel mic (M&Ps) pentru ca nu stiu cum sa faca acest pas.
Fondatorul de cele mai multe ori nu stie ca i se schimba rolurile.
O alta situatie pe care am vazut-o este legata de faptul ca firmele mici si mijloci nu au un plan foarte bine stabilit de investitii si de urmarire a cash-ului si atunci apar in zona contabila cheltuieli care nu au legatura cu business-ul sau active scumpe care nu se justificau – de exemplu atunci cand iei ceva si decontezi pe firma SAU iti cumperi o masina sau un telefon mai scumpe decat avea nevoie firma ca sa obtina acelasi rezultat. Sau o masina pe care o folosesti si in interes personal. Sau inchiriezi un sediu mai mare decat ai nevoie, ai spatii pe care nu le folosesti dar prins in operational uiti sa urmaresti aceste lucruri si ele pierd cash. Este multi mai usor sa urmaresti o pierdere de 100 euro la o cifra de afaceri de 2000 euro decat o scurgere de 3000 de euro la 10.000 euro.
O alta particularitate a pietei din Romania este ca si clientii sau furnizorii tai lucreaza cu aceleasi obiceiuri. Asa se poate intampla sa primesti o factura pe mai multe luni sau facturi in avans sau intarziate si sa nu ai o imagine foarte clara luna de luna despre cheltuielile firmei tale. Adauga asta la faptul ca de obicei contabilitatea este delegata alte firme si se poate intampla ca cel care introduce cheltuiala sa o puna pe un cont gresit si uite asa inca doua motive in plus pentru care nu te ajuta imediat declaratiile contabile depuse.
In opozitie – poti avea cheltuieli pe care nu le declari – de exemplu munca in beneficiul firmei, in contul careia vei lua dividende trimestrial sau anual versus sa platesti lunar impozit pe salariu. Rezultatul neplacut este ca iti va fi foarte greu sa delegi in momentul in care faci acest lucru. Vei considera ca un angajat nou iti mananca din dividende in loc sa vezi ca tu faci munca prost platita – de ex curatenie in firma versus munca foarte bine platita – dezvoltarea business-ului.
Daca incepi sa tii evidenta acestor cheltuieli vei vedea ca afacerea ta e sustenabila si ca ai de unde sa platesti.
O alta situatie importanta este ca, atunci cand nu ai un tool care sa urmareasca termenele de plata furnizori si termenele de incasare clienti si corelatia lor, poti ajunge in 2 situatii foarte delicate.
Prima este sa nu ai bani sa platesti salariile sau impozitele si asa intri intr-un cerc vicios si in stres si asta se va vedea in randamentul muncii tale de antreprenor – nu mai ai claritate sa duci firma sus.
A doua este cand tii foarte multi bani in firma, cu dobanda minima, in loc sa angajezi oameni noi, sa cumperi masinarii noi, sa te extinzi/sa deschizi o linie noua de business sau o linie noua de produse.
Nu in ultimul rand nu te poti feri de anumite firmele din piata care inteleg bine sistemul si vor sa-ti “fure” profitul. Metoda lor e foarte simpla – negociaza periodic prelungirea termenului de plata – de la 10 la 20 de zile la 30 la 90 la 120. Si ulterior vin si iti platesc mai repede daca le dai discount mare – de cele mai multe ori egal cu profitul tau. Doar pentru ca tu poate ai nevoie urgenta de bani pentru taxe… bani pe care nu-i ai din cauza negocierilor cu ei.
Sunt multe astfel de exemple si scenarii pe care le-am analizat atunci cand am decis ca vreau sa duc toata informatia pe care o stiu din zona de e-commerce in zona financiara si ca as vrea asa cum in ecommerce sa poti lua decizii de la o ora la alta, asa sa poti controla si tu firma ta.
Astfel am dezvoltat proiectul Digitus in care am pus toate acest informatii.
Faptul ca in ultimii ani am ajutat cateva sute de magazine online, mi-a permis sa observ mult mai repede diferenta intre cei care au avut succes si cei au inchis. Si toate aceste informatii m-au ajutat foarte mult sa scutesc timp – daca faceam aceleasi lucruri cu firme normale probabil dura ani vs zile/luni. De-asta probabil unui consultant financiar ii ia foarte multi ani sa inteleaga si sa dea sfaturi competente. In eCommerce – daca ai bagat azi 1 leu vezi in cateva zile daca l-ai pierdut (invatand ceva) sau ce profit ai facut cu el si unde e acel profit – la tine sau la altii. Si mai mult- cat de multi lei poti sa bagi pana cand nu mai faci acel profit sau devine riscant sa-i recuperezi.
Acestea sunt motivele pentru care am gandit Digitus.